Politica Proteccion Datos Personales

  • Home
  • Politica Proteccion Datos Personales

1. Introducción
COMPAÑÍA CONSULTORA Y ADMINISTRADORA DE CARTERA – C.A.C. ABOGADOS S.A.S.
Tiene presencia en las principales 4 ciudades del país. Es una organización líder en la recuperación de cartera preventiva, pre jurídico y jurídico y prestación de servicios de Call Center, soportando su operación en una amplia experiencia y una fuerte cultura de servicio.

C.A.C. ABOGADOS S.A.S. Es respetuosa de las personas y por ende de sus datos personales, y con base en la normatividad actual busca informar de manera suficiente a las personas sobre los derechos que tienen en su calidad de titulares de la información.

Es importante precisar, que los derechos de los titulares de la información en desarrollo de la Ley Especial, en particular los referidos al Art. 16 sobre “Peticiones, Consultas y Reclamos” están previstos en esta política.

POLÍTICA Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECION DE DATOS PERSONALES

1. COMPAÑÍA CONSULTORA Y ADMINISTRADORA DE CARTERA- C.A.C. ABOGADOS S.A.S. (En adelante C.A.C. ABOGADOS S.A.S. identificada con Nit. No. 830.091.247-2, en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, referidos a la Protección de Datos Personales que regulan los deberes que asisten a los RESPONSABLES y ENCARGADOS del tratamiento de los datos personales, pone en conocimiento de los titulares de la información su Política y Procedimientos de Protección de Datos Personales. En esa medida, el tratamiento de los Datos Personales está sujeto a las normas vigentes en la República de Colombia las cuales constituyen el marco jurídico sobre el cual C.A.C. ABOGADOS S.A.S., realiza sus actividades de cobranza en la Prestación del servicio de:

1.1 Cobranza administrativa, preventiva, pre jurídico y jurídico.

1.2 La prestación del servicio de CALLCENTER mediante el manejo de software y hardware a través de plataformas de Contact Center. Prestar servicios especializados de atención a clientes o usuarios, mediante la utilización de la plataforma Contact Center, o desarrollando actividades de atención personalizada, escrita, virtual, telefónica, o a través de cualquier medio tecnológico.

1.3 Realizar la gestión de Compra y Venta de Cartera en cualquiera de las modalidades Administrativa, preventiva, pre-jurídica, jurídica o castigada.

1.4 Realizar el Estudio de Títulos en general y especialmente títulos agrarios, títulos valores, garantías reales y demás en el desarrollo del objeto social.

1.5 Realizar la comercialización de bienes muebles e inmuebles a nivel nacional e internacional.

1.6 Realizar la Asesoría Jurídica y la Representación Legal a personas naturales o jurídicas nacionales o extrajeras.

1.7 Realizar uniones temporales, consorcios o alianzas con personas jurídicas nacionales o extranjeras.

1.8 Realizar la Representación Jurídica de Personas Naturales o Jurídicas en la comercialización de alimentos, bebidas, productos químicos o farmacéuticos o de cualquier otro tipo.

1.9 Realizar la compra y venta a nivel nacional e internacional de bienes y servicios.

1.10 En general toda actividad relacionada con el objeto social de la empresa.

Igualmente informa que desde el año 2001 ha recopilado y conservado información; datos personales de clientes, colaboradores, anunciantes, aliados estratégicos, proveedores, entre otros. En consecuencia y para efectos de dar cumplimiento a las disposiciones legales, en su calidad de titulares de la información (en adelante el USUARIO(S), C.A.C. ABOGADOS S.A.S. se permite informar los términos y condiciones de tratamiento en calidad de RESPONSABLE y/oENCARGADO de su Política de Protección de Datos Personales establecidos para que el
USUARIO pueda ejercer los derechos señalados en la normatividad aplicable a la materia.

2. OBJETO.

La Política de Protección de Datos Personales; previstos en este documento buscan desarrollar de manera suficiente el derecho constitucional al Hábeas Data que tienen todas las personas respecto de las cuales C.A.C. ABOGADOS S.A.S. haya recopilado, administre o llegare a obtener información de carácter personal.

2.1. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
La Política será aplicable como RESPONSABLES, como ENCARGADOS o como RESPONSABLES Y ENCARGADOS dependiendo de la prestación del servicio.

2.2. ALCANCE.
La Política de Protección de Datos Personales, aplica para todos los funcionarios de la Organización; en consecuencia se encargará de realizar campañas pedagógicas y de capacitación requeridas, para que las áreas que tienen un mayor nivel de interacción con la administración de datos personales, conozcan la nueva Ley y las disposiciones adoptadas
para asegurar su cumplimiento. Así mismo, exigirá a los Aliados Estratégicos, Proveedores y Contratistas que tengan acceso a los datos personales de Titulares el cumplimiento de la Ley, la política y el procedimiento.

3. DEFINICIONES

3.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

3.2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

3.3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

3.4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable Del Tratamiento.

3.5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

3.6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

3.7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales Como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3.8. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El aviso de privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
• Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.
• El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
• Los derechos que le asisten al titular.
• Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de

Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información.

3.9. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén
sometidas a reserva.

3.10. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular O cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

• El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

3.11.Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

3.12.Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

4. PRINCIPIOS RECTORES

Es un compromiso de C.A.C. ABOGADOS S.A.S. el entender y desarrollar de manera armónica los principios establecidos en ambos regímenes, tanto en el correspondiente a la Ley Especial, como en el de la Ley General.
A continuación, se relacionan los principios contenidos en la Ley General y en el Decreto Reglamentario:

4.1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

4.2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

4.3. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

4.4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

4.5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

4.6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

4.7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

4.8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar lareserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la
presente ley y en los términos de la misma.

4.9. Necesidad y proporcionalidad: Los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, informadas al titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.

4.10. Temporalidad o caducidad: El período de conservación de los datos personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.

4.11. Interpretación integral de derechos constitucionales: La Ley 1581 de 2012 se interpretará en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20
de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables.

C.A.C. ABOGADOS S.A.S. en desarrollo del principio de legalidad velará porque los datos sean adquiridos, tratados y manejados de manera lícita. Así mismo, cuando actúe como responsable del tratamiento, le informará al titular de manera clara, suficiente y previa acerca de la o las finalidades de la información a ser suministrada.
Recaudará los datos que sean estrictamente necesarios para llevar a cabo las finalidades perseguidas y los conservará para alcanzar la necesidad con que se han registrado. Respetará la libertad que tiene el titular para autorizar o no el uso de sus datos personales, y en consecuencia, los mecanismos que utilice para obtener el consentimiento le permitirán al titular manifestar de manera inequívoca que otorga tal autorización.

5. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE INFORMACION
Como parte de las actividades de cobranza pre jurídica y jurídica, recuperación de cartera, actualización de datos, reporte a operadores de Información, visitas a titulares e informes de contacto a clientes y usuarios y en general, para el desarrollo de las diferentes actividades adelantadas por CAC ABOGADOS S.A.S, será requerida la entrega de diferentes datos personales acordes con las finalidades expuestas en esta política, tales como pero sin limitarse:
nombre, dirección, edad, información de contacto como número de teléfono y dirección electrónica, actividad laboral e información específica en torno a condiciones económicas del Usuario en su calidad de deudor de las carteras administradas o delegadas por mandato de nuestros clientes, así como otra información relevante encaminadas a facilitar el ejercicio de las actividades propias de CAC ABOGADOS S.A.S.

La información del USUARIO se requiere para ser: Recopilada, usada, procesada, compartida, e incorporada en la base de datos de CAC ABOGADOS S.A.S, y en general se le dará tratamiento
con el fin de:

5.1. Llevar libro de asistencia de visitantes, clientes y titulares de créditos a las instalaciones de CAC ABOGADOS S.A.S.

5.2 Enviar información de carácter comercial, promocional o invitaciones de C.A.C. ABOGADOS S.A.S. a sus potenciales clientes, o aliados estratégicos.

5.3. Enviar información o invitaciones a brigadas de forma física, electrónica, mensajes de texto o de voz a los titulares de las carteras entregadas para gestión por las diferentes entidades que nos contratan, para que puedan normalizar sus obligaciones vencidas.

5.4. Realizar actividades de cobranza, recuperación de cartera, georreferenciación, localización de clientes, investigación de bienes, campañas publicitarias, visitas oculares (video-grabación), correos electrónicos, ,mensajes de texto, gestión virtual (IVR), correspondencia; entre otras, para los portafolios administrados y/o entregados por nuestros clientes.

5.5. Actualizar los datos personales de deudores, codeudores y/o terceros a través de diferentes actividades como:

a. La consulta en bases de datos públicas.
b. La referenciación de terceras personas.
c. De forma directa con los titulares.

Para los portafolios administrados y/o entregados por nuestros clientes.

5.6. Llevar a cabo a través de cualquier medio, en forma directa o indirecta, actividades de mercadeo propia o de terceros, venta, tele venta y Facturación.

5.7. Actualizar las bases de datos de C.A.C. ABOGADOS S.A.S. para el logro de un proceso de cobranza efectivo de los portafolios administrados.

5.8. Realizar encuestas y/o sondeos de opinión sobre los servicios de CAC ABOGADOS S.A.S, para evaluar la calidad de los servicios.

5.9. Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como autoridades judiciales competentes que así lo requieran;

5.10. Enviar información sobre actividades desarrolladas por C.A.C. ABOGADOS S.A.S. o envío de información que se considere de interés a clientes y aliados estratégicos.

5.11. Compartir la información de forma segura con terceros o aliados estratégicos que prestan sus servicios a C.A.C. ABOGADOS S.A.S. y que para el cumplimiento de sus funciones deben acceder en alguna medida a la información, tales como, proveedores del servicio mensajería, proveedores del servicio de mensajes blaster o Ivr, profesionales del
derecho que colaboran con C.A.C. ABOGADOS S.A.S. en el desarrollo de su objeto social, auxiliares de la justicia, etc. En todo caso, esas entidades y personas estarán igualmente sujetas a las mismas obligaciones de confidencialidad en el manejo de la información a que está sujeta C.A.C. ABOGADOS S.A.S. con las limitaciones legales impuestas por las leyes aplicables sobre la materia en Colombia.

5.12 Dentro de sus políticas de calidad, seguridad, monitoreo de sus actividades, controles de entrada y salida de sus oficinas y actualización o complemento de la información mantenida en sus bases de datos, C.A.C. ABOGADOS S.A.S. realizará grabaciones de audio y video a toda la gestión de cobranza realizada a los deudores, codeudores y/o
terceros interesados de cuyos portafolios son entregados por nuestros clientes y/o proveedores para la gestión de cobro; por disposición de la Superintendencia financiera debe quedar almacenada como evidencia de la gestión adelantada. Para el control de acceso y seguridad física, C.A.C. ABOGADOS S.A.S. dispone de controles biométricos,
CCTV (cámaras de video con grabación) en las áreas administrativas, áreas de operación, front de atención al cliente y sitios comunes, tales grabaciones de audio tendrán una duración en los archivos de C.A.C. ABOGADOS S.A.S. de un máximo de dos (2) años para posteriormente ser objeto de borrado o destrucción, salvo que deba conservarlos para efecto de dar cumplimiento a normas vigentes o deberes contractuales. Y las grabaciones de video
tendrán una duración en sus archivos de dos (2) meses, fecha en la cual son borradas de no
ser requeridas. Igualmente C.A.C. ABOGADOS S.A.S. hará uso de las tecnologías de la información para la
remisión de diversas comunicaciones tales como el envío de Estados de cuenta, certificaciones, comunicaciones de interés, convocatorias a brigadas de normalización, jornadas de localización de titulares etc., avisos de reporte a los Operadores de Información, Informes de gestión para los clientes, informes de monitoreo de llamadas, audios de las
diferentes llamadas solicitadas por nuestros clientes en cumplimiento de la ley del consumidor financiero y otras que en materia de la Superfinanciera sean exigibles a sus
vigilados.

6. INFORMACIÓN PROVENIENTE DE TERCEROS (RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE
DATOS PERSONALES)
C.A.C. ABOGADOS S.A.S. en desarrollo de su objeto social realiza la administración o actúa como proveedor de servicios de terceros personas naturales y jurídicas pertenecientes a los sectores financiero, real, cooperativo, público y educativo, o demás, sectores. En estos casos C.A.C. ABOGADOS S.A.S. desarrolla el papel de encargado del tratamiento de la información, de tal manera que su actuación siempre estará basada en el convencimiento que esos terceros cuentan con las autorizaciones necesarias por parte de los titulares de la información, por existir un
vínculo contractual y/o crediticio, para la actividad de cobro, promoción y venta para la cual es
entregada a C.A.C ABOGADOS S.A.S. En caso de que la solicitud que se realice por el titular de los datos o sus causahabientes recaiga sobre las autorizaciones existentes para el tratamiento de los datos que son recopilados por esos terceros, C.A.C. ABOGADOS S.A.S. hará el traslado de la solicitud a los responsables correspondientes y para que se brinde una respuesta adecuada a las necesidades del peticionario, sin embargo, en tales casos CAC ABOGADOS S.A.S, no se hará responsable por el alcance de las autorizaciones otorgados ni por el contenido de las respuestas que se otorguen a las solicitudes. Se entiende que quien realiza entrega de la información a C.A.C. ABOGADOS S.A.S. cuenta con todas las autorizaciones pertinentes a las que hace referencia la ley 1581 de 2012 y que las finalidades para las que la entrega han sido plenamente conocidas y aceptadas por el titular y en
ese sentido libera a C.A.C. ABOGADOS S.A.S. de cualquier responsabilidad por el uso que le dé a los datos cumpliendo con las finalidades para las cuales se le hace entrega de la información. Lo anterior, bajo el entendido que C.A.C. ABOGADOS S.A.S. en desarrollo de sus políticas internas o

por orden de autoridad competente podrá requerir las pruebas de tales autorizaciones. De otra parte, C.A.C. ABOGADOS S.A.S. está comprometida para efectuar un adecuado uso y tratamiento de los datos personales de los titulares, con el fin de evitar al máximo el acceso no autorizado a terceros que permita conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en las bases de datos de C.A.C ABOGADOS S.A.S. Para lo cual, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información, almacenamiento y procesamiento
incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad. Todas establecidas en la política de seguridad y protección de la información. En el caso que el titular suministre algún tipo de información a través del portal o internet, el mismo es consciente que conoce y acepta que ninguna transmisión por internet es absolutamente segura, ni puede garantizarse dicho extremo, por lo tanto, asume y conoce que eventualmente podrá generarse un riesgo de vulnerabilidad. Por su parte, es entendido que el titular manifiesta que ha implementado los controles de seguridad
necesarios, en sus equipos y redes privadas para su navegación hacia el portal de C.A.C. ABOGADOS S.A.S. o para el envío de correos electrónicos a direcciones de C.A.C ABOGADOS S.A.S.

La organización cuenta con los mecanismos de seguridad acorde con los servicios que ofrece, no obstante lo anterior, la empresa de cobranza no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso fraudulento por parte de terceros a la base de datos y por alguna falla técnica en el funcionamiento que sobrepasen las actividades desarrolladas con la diligencia debida.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES E IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

7.1 DERECHOS DE LOS TITULARES.

a) Dirigirse a C.A.C ABOGADOS S.A.S., a través de los canales establecidos, los cuales se indican en el Aviso de Privacidad de Datos, con el fin de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a C.A.C. ABOGADOS S.A.S. salvo cuando, de acuerdo con la Ley, el tratamiento que se está realizando no lo requiera. Para el caso de C.A.C. ABOGADOS S.A.S. es muy importante aclarar que el tratamiento que se le da a los datos obedece a lo establecido en los contratos financieros y crediticios
que los deudores han firmado con los cliente-entidad, cuando han sido beneficiados con la aprobación de productos de crédito o cuando entidades así lo ha acordado con sus clientes, como parte de la relación comercial existente. Todo ello de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio, Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y demás normas que regulen de manera específica la materia.

c) Ser informado por C.A.C ABOGADOS S.A.S, previa solicitud efectuada a través de los canales dispuestos, respecto del uso que ésta le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley General y sus decretos reglamentarios.

e) Revocar, en aquellos casos que no se enmarcan bajo la Ley Especial de Hábeas Data Financiero, la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita, a través de los canales dispuestos por C.A.C. ABOGADOS
S.A.S. a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. C.A.C. ABOGADOS S.A.S. a través de su Aviso de Privacidad de Datos informará acerca de los canales y procedimientos previstos para que el titular pueda ejercer sus derechos de manera efectiva.

7.2. AUTORIZACION.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. C.A.C. ABOGADOS S.A.S. cuando se encuentre frente a alguna de estas situaciones lo dejará claramente revelado y en todo caso cumplirá con las demás disposiciones contenidas en la Ley. Los textos de las autorizaciones a ser puestas a disposición de los titulares de los datos,
serán claras y responderán a las condiciones establecidas en la ley.

7.3 IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS.
C.A.C. ABOGADOS S.A.S. ha identificado las siguientes bases de datos: De Clientes activos de las entidades financieras, real, publico, educativo, solidario y otras. De Clientes inactivos de las entidades financieras, real, publico, educativo, solidario y otras sin relación comercial vigente.

De Proveedores.
De Empleados.
De Ex empleados.
De Clientes de aliados estratégicos.

7.4 FINALIDAD.
Las bases de datos de clientes tienen como finalidad utilizar los datos para el debido cumplimiento de su objeto social, en desarrollo de la relación contractual. En ese orden de ideas, C.A.C. ABOGADOS S.A.S. busca mantener informados a los clientes sobre el estado actual de sus obligaciones y sobre alternativas de pago y beneficios adicionales que le permitan mantener al día sus productos o lograr mejorar sus reportes de comportamiento en
el sector financiero. La base de datos de Proveedores persigue tener información actualizada, sólida y suficiente
acerca de las personas que tienen la calidad de Proveedores o quisieran tenerla.

La base de datos de empleados, busca tener actualizada la información de los funcionarios con el fin de que la relación laboral se desarrolle de manera adecuada. La base de datos de Ex empleados busca tener a disposición de las autoridades, o del mismo su información durante el término establecido en la ley laboral.

7.5 VIGENCIA.
Los datos se conservan de acuerdo con los principios de necesidad y razonabilidad. Los de Empleados y Proveedores de acuerdo con los términos de Ley.

7.6 CANALES DE SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN.
C.A.C. ABOGADOS S.A.S. establece como canales de comunicación con los titulares las siguientes oficinas:

Sucursal Bogotá : Avenida 28 Nº 39 B – 03/05 -.Barrio. La Soledad. Bogotá D.C. PBX 571- 6068191
Página WEB: www.abogadoscac.com.co
E-mail: gestion_riesgo@abogadoscac.com.co.

DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

8. DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
Con el fin de facilitar el entendimiento respecto de las situaciones en las que C.A.C. ABOGADOS S.A.S. actúa como RESPONSABLE, a continuación se define este término:

8.1 RESPONSABLE:
La Ley General lo define como la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Ahora bien, de conformidad con la Sentencia C-748 de 2011, es “el que define los fines y medios esenciales para el tratamiento del dato, incluidos quienes fungen como fuente y usuario”. Pudiendo poner los datos en circulación o utilizarlos de cierta manera. Garantizar a través de los canales de atención establecidos, a los Titulares de datos, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

C.A.C. ABOGADOS S.A.S. conservará las autorizaciones otorgadas por los Titulares cuando éstas consten por escrito; cuando se hayan obtenido de manera telefónica y las obtenidas a través de la página web o correo electrónico.

C.A.C. ABOGADOS S.A.S. informará acerca de la finalidad de la recolección. Esa finalidad será informada tanto en el texto que se utilice para obtener la autorización, como en el Aviso de Privacidad de Datos; el titular siempre conocerá el tipo de tratamiento que se le dará a sus datos.

C.A.C. ABOGADOS S.A.S. informará que el uso que hace de los datos es el correspondiente al desarrollo de las relaciones financieras y crediticias establecidas por los clientes con loa clientes, tal como se ha explicado. En el evento en que se utilice información de aliados estratégicos se solicitará certificación al aliado de que la información cuente con las autorizaciones correspondientes y en el evento de permitir que aliados estratégicos puedan conocer datos personales de contacto, se verificará que los titulares hayan dado su consentimiento para tales fines. Los derechos que le asisten al titular de la Información serán incluidos en el Aviso de Privacidad de Datos que se publicará en la página web. Las medidas de seguridad implementadas para impedir la adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado se encuentran los manuales internos que se han desarrollado siguiendo la
normatividad vigente, según las reglas establecidas por C.A.C. ABOGADOS S.A.S. Para cumplir con el deber de garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible, se han establecido controles que permiten velar por el deber que tienen las áreas que establecen los términos de entrega, de verificar que la información que se entrega cumpla con tales características.
Así mismo, los contratos que se celebren con los encargados del tratamiento establecerán mecanismos sencillos pero eficientes de validación de datos, con el fin de procurar en todo momento el uso actualizado y adecuado de la información. Es importante anotar en este punto que la colaboración efectiva de los titulares respecto de
la actualización de su información, en los datos que sean conocidos en primera instancia por ellos, será fundamental para el cumplimiento óptimo de este deber de informar al encargado acerca de todas las novedades respecto de los datos que le hayan sido suministrados. C.A.C. ABOGADOS S.A.S. ha sido informado del hecho que la organización han desarrollado las leyendas de “reclamo en trámite” y de “información en discusión judicial”
para marcar los datos personales, cuando haya lugar a ello. Los incidentes de seguridad que puedan poner en peligro la administración de la información de los Titulares será informada a la Superintendencia de Industria y Comercio.
Las instrucciones y requerimientos formulados por la Superintendencia de Industria y Comercio serán relacionados en un sistema especial, que estará bajo la responsabilidad de la Dirección Jurídica, responsable del seguimiento en la adopción y cumplimiento de estas políticas.

8.2 DEBERES EN CALIDAD DE ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.
Tal como se ha venido explicando, C.A.C. ABOGADOS S.A.S. utiliza datos de los clientes en desarrollo de los contratos firmados por éstos con los clientes. En ese sentido, el actuar de C.A.C. ABOGADOS S.A.S. se puede calificar como “ENCARGADO”. A continuación se define este término: La ley señala que es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de los datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. Existirán canales eficientes que permitan que las actualizaciones de la información realizadas por el responsable se reciban y tramiten en el término de cinco (5) días hábiles
previsto en la Ley.

Cuando exista información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio, se impartirán las instrucciones correspondientes con el fin de que ésta no sea circulada. Se permitirá el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por la Ley
para ello. Para estos efectos se atenderán los requisitos que deben cumplir las Autoridades Judiciales y Administrativas que soliciten este tipo de información, los cuales estarán referidos a la identificación clara de las funciones en virtud de las cuales se efectúa el requerimiento y el número asignado a la investigación que se adelanta; así como se establecerán de manera clara los requisitos que deben cumplir los titulares, apoderados o
causahabientes, en particular la manera de acreditar su calidad y los soportes que se requieran.

8.3 NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO.
C.A.C. ABOGADOS S.A.S. siguiendo las políticas internas establecidas acoge el Manual sobre Seguridad de la Información definido por la organización. Las previsiones en él contenidas aseguran el cumplimiento de los requisitos exigidos en materia de seguridad de la información. Se ha establecido que en los contratos celebrados con los encargados se incluyan cláusulas que establezcan de manera clara el deber de éstos de garantizar la seguridad y privacidad de la información del Titular.

9. PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHO

9.1. CONSULTAS.
En desarrollo del artículo 14 de la Ley denominado “Consultas” los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información que de éste repose en las bases de datos administradas por C.A.C. ABOGADOS S.A.S.

Los Titulares deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:

a) Solicitudes presentadas a través de documento escrito: adjuntar copia de la cédula.

b) Solicitudes presentadas a través de los clientes, siguiendo las instrucciones que el C.A.C. ABOGADOS S.A.S. tenga definidas para tal propósito. Los causahabientes deberán acreditar el parentesco adjuntando copia de la escritura donde se de apertura a la sucesión y copia de su documento de identidad. Los apoderados, deberán presentar copia auténtica del poder y de su documento de identidad. Una vez que C.A.C. ABOGADOS S.A.S. reciba la solicitud de información por cualquiera de los canales atrás señalados, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado, si encontrare alguna diferencia entre estos dos datos lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a
su recibo, con el fin de que el solicitante la aclare. Si revisado el documento aportado y el nombre del titular encuentra que hay conformidad en los mismos procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles.
En el evento en que C.A.C. ABOGADOS S.A.S. considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término.

9.2. RECLAMOS.
El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por C.A.C. ABOGADOS S.A.S. debe ser sujeta de corrección, actualización o supresión, o si advierten un incumplimiento de C.A.C. ABOGADOS S.A.S. o de alguno de sus encargados, podrán presentar un reclamo ante C.A.C. ABOGADOS S.A.S. ante el encargado o ante la entidad correspondiente, en los siguientes términos:

9.2.1. El reclamo se formulará acompañado del documento que identifique al titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección donde desea recibir notificaciones, pudiendo ser esta física o electrónica y adjuntando los documentos que pretenda hacer valer.

9.2.2. Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

9.2.3. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

9.2.4. En caso de que C.A.C. ABOGADOS S.A.S, o el encargado no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. C.A.C. ABOGADOS S.A.S. utilizará un correo electrónico único para estos efectos de tal manera que se pueda identificar en qué momento se da traslado y la respuesta o confirmación de recibido correspondiente. Si C.A.C. ABOGADOS S.A.S. no conoce la persona a quien deba trasladarlo, informará de inmediato al Titular con copia a la Superintendencia de Industria y Comercio.

9.2.5. Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, esto debe ocurrir en un término máximo de dos (2) días hábiles.

9.2.6. El término máximo para responder el reclamo es de 15 días hábiles, si no es posible hacerlo en este término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.3. QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. El titular, causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar este trámite de consulta o reclamo, antes de dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC a formular una queja.

9.4. PERSONA O DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES,
CONSULTAS Y RECLAMOS.

El área de Servicio al Cliente de C.A.C. ABOGADOS S.A.S. será responsable de velar por el cumplimiento de estas disposiciones. Esta área tendrá una comunicación directa con los responsables de las diferentes áreas de la compañía, con el fin de garantizar que todos los aspectos señalados queden debidamente recogidos y que los deberes que estipula la Ley se cumplan.

9.5. LEGISLACIÓN NACIONAL VIGENTE.
Es importante reiterar la especialidad que rige de manera preferencial para las actividades desarrolladas por C.A.C ABOGADOS S.A.S, las cuales se encuentran bajo la Ley 1266 de 2008 y sus decretos reglamentarios, y los datos que exclusivamente el C.A.C. ABOGADOS S.A.S. recoge, utiliza o circula con de gestión de cobro entre Titulares sin relación vigente o recurrente con las entidades, los cuales quedan bajo el marco de la Ley 1581 de 2012 y sus
decretos reglamentarios.

9.6. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.
Esta Política de Tratamiento de la información empezó a ser desarrollada en el mes de junio de 2013 y fue publicada el día 26 de Julio de 2013, actualizada en el mes de enero de 2018. Las áreas de C.A.C. ABOGADOS S.A.S. especialmente impactadas fueron informadas de estas disposiciones de manera previa a su publicación, y la organización realizó un trabajo colectivo orientado a difundir los aspectos relevantes de esta nueva normativa. Este trabajo de cultura, educación e información se seguirá adelantando a lo largo de la vigencia de la
nueva Ley.